Privacyverklaring Boelen Bewind – update: mei 2018
Wetgeving
Met deze privacyverklaring geeft Boelen Bewind invulling aan de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Boelen Bewind is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Wat wordt gebruikt en waarom?
Boelen Bewind verwerkt persoonsgegevens (hierna genoemd Gegevens) van cliënten omdat zij gebruik maken van onze diensten, omdat zij deze zelf aan ons hebben verstrekt of omdat wij door de rechter zijn aangesteld om hun belangen in- en buiten rechte te behartigen.
Bij het intake gesprek wordt gevraagd naar onder andere de volgende Gegevens van cliënten: naam, adres, woonplaats, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geboorteplaats, BM- of CB-nummer bij de rechtbank, legitimatie (ID/Paspoort of rijbewijs) inclusief afbeelding.
Daarnaast kunnen de volgende Gegevens mogelijk verwerkt worden, dit is afhankelijk van de situatie en/of de opdracht vanuit de cliënten zelf of vanuit opdracht van de rechtbank: burgerlijke staat, bankrekeningen, BSN-nummer, verzekeringen, inkomsten incl. uitkeringen en pensioenen, uitgaven, bezit, schulden, woonsituatie, gezinssituatie zoals gegevens van kinderen en-of partner, adressen van instanties rondom cliënt(en).
Communicatie over en met cliënt geschiedt per telefoon, maar ook per (beveiligde) e-mail of brief.
Onze website maakt geen gebruik van zgn. cookies. Tevens worden alle online diensten waar Boelen Bewind gebruik van maakt geleverd door Nederlandse bedrijven met beveiligde servers voor dataopslag die fysiek in Nederland staan en zodanig volledig onder het Nederlands recht vallen.
Systemen en archieven
De Gegevens die tijdens de intake zijn aangeboden, of gegevens die zijn opgevraagd bij betrokken instanties, worden digitaal opgeslagen in de systemen van Boelen Bewind zodat de geleverde diensten persoonlijk en identificeerbaar zijn. Het gaat om de volgende systemen:
- Onview t.b.v. registratie en beveiligde opslag van cliëntgegevens
- E-mailarchief.
- Beveiligde data opslag van Gegevens in Nederland, versleuteld middels een 256-bit AES sleutel
- Fysiek afsluitbaar archiefsysteem
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of diensten hebben niet de intentie Gegevens te verzamelen over websitebezoekers of personen die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij we toestemming/opdracht hebben van ouders, voogd of rechtbank.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Boelen Bewind neemt de bescherming van uw Gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Onze archieven en systemen zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van Boelen Bewind en beveiligd met complexe wachtwoorden, die uitsluitend bekend zijn bij de medewerkers van Boelen Bewind en niet met derden worden gedeeld. Boelen Bewind bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw Gegevens worden verzameld. Na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn worden de Gegevens binnen 6 maanden vernietigd, tenzij dit voor de afhandeling van werkzaamheden een langere periode nodig is.
Al ons e-mail verkeer wordt middels encryptie ontvangen en verzonden via beveiligde SSL verbindingen. Al onze computersystemen zijn beveiligd met up-to-date anti-virus, firewall en beveiligingssoftware voor complete gegevensbescherming en maken gebruik van wachtwoordverificatie. Wachtwoorden worden regelmatig gewijzigd.
Delen van persoonsgegevens met derden
Boelen Bewind verstrekt uitsluitend Gegevens aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van het bewind of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Inzage, wijziging, verwijdering
Op schriftelijk verzoek van cliënten of andere rechthebbende, mits deze ook onze opdrachtgever of betrokkene is, wordt een overzicht toegestuurd van de persoonlijke gegevens die in de archieven zijn opgeslagen (eenmalig).
Wijziging van de Gegevens kunnen door de rechthebbende uitsluitend schriftelijk worden doorgegeven aan Boelen Bewind.
Indien aan juiste voorwaarden is voldaan zullen deze wijziging binnen 4 werkweken worden doorgevoerd in de administratie van Boelen Bewind.
Overige bepalingen
U heeft het recht om bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen betreffende de verwerking van uw Gegevens.